Giá trị pháp lý của con dấu trong hoạt động của doanh nghiệp

Hiện nay, nhằm giúp cho việc đóng dấu hồ sơ, văn bản giấy tờ của doanh nghiệp được linh động và thuận lợi, tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn đạt được hiệu quả cao, không ít người sử dụng con dấu có chữ ký khắc sẵn (dấu chữ ký) trong các văn bản tại doanh nghiệp. Vậy việc sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn như vậy có giá trị pháp lý hay không?

Con dấu trong doanh nghiệp là gì?

Pháp luật quy định doanh nghiệp có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Như vậy, theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp. Khi văn bản được đóng dấu mang đại diện pháp lý của doanh nghiệp, thì đồng thời những người có liên quan và có trách nhiệm trong doanh nghiệp sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về mặt pháp lý về thông tin cũng như tính xác thực được ghi trên văn bản. Nhờ có con dấu, những văn bản mới được xác thực giá trị cũng như được thực thi đầy đủ và những người có trách nhiệm thực hiện phải bắt buộc tuân theo.

Con dấu chữ ký là gì?

Con dấu chữ ký không phải là chữ ký trực tiếp (ký tươi) mà là con dấu mô phỏng chữ ký thật, được khắc ra có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu, không được đăng ký hay công nhận ở bất cứ một cơ quan có thẩm quyền nào. Việc sử dụng con dấu chữ ký khá phổ biến hiện nay, dùng trong các văn bản, hợp đồng, chứng từ,… cho các chức vụ khác nhau. Với những người thường xuyên phải ký tên thì việc sử dụng con dấu chữ ký thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn rất nhiều cho công việc. Sử dụng dấu chữ ký được coi như là biện pháp tối ưu nhất.

Con dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015, chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ các trường hợp khác do pháp luật quy định).

“Điều 19. Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.”

Đồng thời, theo Khoản 8 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì bản gốc văn bản phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

"Điều 3. Giải thích từ ngữ
...
8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử."

Hiện nay, không có văn bản, quy định nào về con dấu chữ ký hay việc sử dụng, làm dấu chữ ký, có thể khẳng định con dấu chữ ký khắc sẵn không mang giá trị pháp lý.

Việc xử phạt hành chính đối với việc ký bằng dấu chữ ký khắc sẵn chỉ áp dụng đối với chứng từ kế toán. Như vậy, các cá nhân vẫn có thể linh động sử dụng con dấu chữ ký cho các tài liệu lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trên nguyên tắc để đảm bảo tính pháp lý, thì đối với các văn bản, hồ sơ, chứng từ,... đều yêu cầu chữ ký phải là chữ ký tươi - chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (trừ trường hợp đối với các văn bản điện tử và các trường hợp khác do luật định).

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký:

- Mặc dù con dấu chữ ký chỉ nên sử dụng trong các văn bản nội bộ, nhưng khi giao con dấu chữ ký cho người khác sử dụng cũng cần phải có văn bản ủy quyền quy định rõ ràng phạm vi được đóng dấu chữ ký.

- Con dấu chữ ký chỉ nên được sử dụng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp.

- Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn đóng vào chứng từ kế toán. Theo đó, nếu doanh nghiệp ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị xử lý theo quy định tại Khoản 2 Điều 6, Điểm d Khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.

Trân trọng./.

Công ty Luật An Khang